ISO 9001:2015 - Danh mục các tài liệu, hồ sơ tối thiểu

Danh mục tài liệu ISO 9001:2015, hồ sơ ISO 9001:2015 tối thiểu là gì? Để được chứng nhận ISO, một công ty hoặc tổ chức phải nộp các tài liệu báo cáo các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn nội bộ của mình. Các tài liệu này (hoặc Hệ thống quản lý chất lượng) xác định rằng một công ty có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng một cách nhất quán.

Bạn đang nghĩ đến việc được chứng nhận ISO? Bạn đang tìm kiếm các yêu cầu ISO 9001 mới nhất? Chà, chúng đã thay đổi đáng kể kể từ phiên bản cuối cùng của ISO 9001. Mọi thứ bạn cần biết về các yêu cầu mới nhất - giám sát, tài liệu và hồ sơ đều có ngay tại đây.

Có những danh mục tài liệu ISO 9001:2015, hồ sơ bắt buộc và không bắt buộc; để biết bạn nên ghi lại những yêu cầu nào, vui lòng xem bên dưới.

ISO 9001:2015 là gì?

Xây dựng, thực hiện và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) của bạn là một yêu cầu tài liệu quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Nó chính thức hóa các thủ tục và chính sách thúc đẩy chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà một công ty cung cấp.

Một cách để làm điều này là tuân theo tiêu chuẩn ISO và đạt được chứng chỉ ISO 9001:2015.

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 đưa ra danh sách các yêu cầu đối với hệ thống xác định rằng một công ty có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng quốc tế một cách nhất quán.

ISO 9001:2015

  1. Ấn bản mới nhất được xuất bản năm 2015
  2. Tiêu chuẩn chất lượng quốc tế được sử dụng trên toàn thế giới
  3. Cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
  4. Mười mệnh đề yêu cầu

 

Thông qua việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Nó cũng nhằm mục đích cải thiện hệ thống nội bộ của một công ty để có thể sản xuất các dịch vụ và sản phẩm chất lượng đồng thời thúc đẩy một nền văn hóa hướng tới sự phát triển và cải tiến liên tục.

ISO quy định các nguyên tắc quản lý chất lượng, khi được các công ty được chứng nhận tuân thủ, sẽ trấn an khách hàng rằng công ty đã thiết lập Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp.

Nói một cách đơn giản, chứng nhận ISO cho thấy rằng công ty của bạn có thể được tin cậy.

Hơn nữa, điều đó có nghĩa là các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi một công ty có chất lượng quốc tế; liên kết với các công ty khác nhau từ các quốc gia trên toàn thế giới.

Các yêu cầu ISO 9001 là gì?

Như với bất kỳ tổ chức tiêu chuẩn hóa hoặc quản lý nào trao chứng nhận, bạn có thể mong đợi rằng có rất nhiều yêu cầu phải tuân thủ - đặc biệt vì đây là tiêu chuẩn quốc tế.

Tất cả các yêu cầu của ISO 9001 được ISO đưa ra trong mười điều khoản.

Các yêu cầu bắt buộc cần phải được tuân thủ, trong khi các yêu cầu không bắt buộc có thể được gửi cho mục đích hỗ trợ. Để được chứng nhận phù hợp với ISO 9001:2015, các tài liệu sau đây phải được nộp.

Các tài liệu, hồ sơ bắt buộc của ISO 9001

Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001 bắt buộc bao gồm:

  1. Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị theo dõi và đo lường

  2. Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp

  3. Hồ sơ xem xét các yêu cầu về sản phẩm / dịch vụ

  4. Ghi lại về đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển

  5. Ghi lại về đầu vào thiết kế và phát triển

  6. Hồ sơ kiểm soát thiết kế và phát triển

  7. Hồ sơ đầu ra của thiết kế và phát triển

  8. Hồ sơ thay đổi thiết kế và phát triển

  9. Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ được cung cấp

  10. Hồ sơ về tài sản của khách hàng

  11. Hồ sơ kiểm soát thay đổi sản xuất / cung cấp dịch vụ

  12. Hồ sơ về sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận

  13. Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp

  14. Theo dõi kết quả đo

  15. Chương trình kiểm toán nội bộ

  16. Kết quả đánh giá nội bộ

  17. Kết quả xem xét của ban lãnh đạo

  18. Kết quả của các hành động khắc phục

Danh mục tài liệu ISO 9001 không bắt buộc - nhưng thường được áp dụng

  1. Thủ tục xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm

  2. Quy trình giải quyết rủi ro và cơ hội

  3. Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức

  4. Quy trình bảo dưỡng thiết bị và thiết bị đo lường

  5. Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ

  6. Thủ tục bán hàng

  7. Quy trình thiết kế và phát triển

  8. Quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

  9. Thủ tục xuất kho

  10. Thủ tục quản lý sự không phù hợp và các hành động khắc phục

  11. Quy trình theo dõi sự hài lòng của khách hàng

  12. Quy trình kiểm toán nội bộ

  13. Quy trình xem xét của lãnh đạo

Sau khi đọc qua danh mục tài liệu ISO 9001 trên, bạn có thể nghĩ rằng phải có rất nhiều tài liệu, hồ sơ trên giấy!

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng vì mỗi công ty là duy nhất và được điều hành khác nhau, việc có chứng nhận này cho phép các công ty và mọi người khác biết rằng những gì công ty của bạn làm và sản xuất đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.

Chứng chỉ ISO không chỉ mang lại lợi ích cho người tiêu dùng của bạn mà còn mang lại lợi ích cho chính công ty của bạn.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO (QMS)

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đề cập đến các bộ chính sách, thủ tục và các hồ sơ khác đóng vai trò hướng dẫn cách một công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

Nói cách khác, nó là một loại cẩm nang nội bộ về cách duy trì chất lượng trong công ty và với sản lượng của nó. Hệ thống quản lý chất lượng là toàn bộ hệ thống được xác định bằng các tài liệu minh họa và báo cáo các chính sách và thủ tục thúc đẩy chất lượng sản phẩm và / hoặc dịch vụ của công ty.

Hệ thống quản lý chất lượng của một công ty minh họa các hệ thống lập kế hoạch và thực hiện các dự án của công ty; điều này bao gồm cách cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Nói chung, Hệ thống quản lý chất lượng nhằm mục đích thiết lập các tiêu chuẩn thực hành trong một công ty. Bằng cách làm này, một công ty hy vọng có thể chính thức hóa và ghi lại cách họ có thể sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của mình. Ngoài kết quả đầu ra của công ty, QMS cũng nêu chi tiết về việc đào tạo cần thiết cho sự phát triển và cải tiến liên tục của nhân viên thông qua các khóa đào tạo.

Nhân viên đóng một vai trò không thể thiếu trong cách thức hoạt động của tổ chức, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo sự phát triển nghề nghiệp của họ trong tổ chức.

Mỗi công ty có thể có một hệ thống quản lý chất lượng khác nhau do bản chất của doanh nghiệp và cách nó được điều hành.

Mặc dù hầu hết (không phải tất cả) các công ty đều hướng tới sản xuất các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng của mỗi công ty có thể khác với hệ thống quản lý chất lượng của công ty khác.

Đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015 “hợp pháp hóa” các thủ tục và thông lệ được nêu trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Một công ty nhận được chứng nhận ISO có nghĩa là công ty đó tuân thủ các yêu cầu. 

Lợi ích của việc được chứng nhận ISO

Dựa trên danh sách các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc để được chứng nhận, có vẻ như nhiệm vụ này quá khó khăn! Tuy nhiên, dữ liệu đã chỉ ra rằng các công ty đã được hưởng lợi rất nhiều từ việc được chứng nhận ISO.

  • Sự thoả mãn của khách hàng - Để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, trước tiên công ty phải xác định thị trường và nhu cầu của họ. Bằng cách có cái nhìn sâu sắc về nhu cầu của thị trường, các công ty có thể liên tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của thị trường của họ.

  • Tích hợp các chính sách và thủ tục nội bộ - Đối chiếu tất cả các tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và đã được chứng nhận tuân thủ bởi ISO nhằm mục đích hợp lý hóa các quy trình và thủ tục của công ty.

  • Hình ảnh và danh tiếng của công ty được cải thiện - việc đạt được hoặc thậm chí cố gắng đạt được chứng chỉ ISO 9001:2015 không phải là điều dễ dàng. Như đã đề cập trước đó, việc có được chứng nhận này đưa một công ty vào hàng ngũ các công ty khác từ khắp nơi trên thế giới tuân theo các tiêu chuẩn chất lượng tương tự.

  • Văn hóa công ty hướng tới cải tiến liên tục - công ty tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có các quy trình nhằm cải tiến sản phẩm và dịch vụ; nó cũng nhằm mục đích thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên và văn hóa công ty.

  • Cơ hội cho các mối quan hệ đối tác - bởi vì được chứng nhận ISO đồng nghĩa với việc họ đáp ứng các tiêu chuẩn thực hành quốc tế, có một số công ty coi chứng nhận ISO như một yêu cầu để trở thành nhà cung cấp được công nhận trong doanh nghiệp của họ.

Để gắn kết điều này, ISO 9001 đưa ra một bộ tiêu chuẩn chất lượng phải được bất kỳ doanh nghiệp được chứng nhận nào tích cực tuân theo và duy trì để đảm bảo rằng mọi thứ đến và ra khỏi doanh nghiệp đều ở trạng thái tối ưu để phân phối.

Mặc dù việc được chứng nhận ISO 9001:2015 không phải là một yêu cầu pháp lý để điều hành một công ty, nhưng nó rất được khuyến khích để đạt được kết quả và thực tiễn kinh doanh tốt nhất có thể.

Với tất cả mười điều khoản và yêu cầu của ISO 9001, có rất ít chỗ cho những sai lầm trong hoạt động hàng ngày của bất kỳ loại hình kinh doanh nào.

Điều khoản ISO 9001 - KẾ HOẠCH

  • 1 Phạm vi

  • 2 Tài liệu tham khảo

  • 3 Điều khoản và Định nghĩa

  • 4 Bối cảnh của tổ chức

    • 4.1 Hiểu bối cảnh của tổ chức

    • 4.2 Tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

    • 4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

    • 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó

  • 5 Lãnh đạo

    • 5.1 Lãnh đạo và cam kết

      • 5.1.1 Lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng

      • 5.1.2 Tập trung vào khách hàng

    • 5.2 Chính sách

      • 5.2.1 Thiết lập chính sách chất lượng

      • 5.2.2 Truyền đạt chính sách chất lượng

    • 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức

  • 6 Lập kế hoạch

    • 6.1 Hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội. Cách giải quyết rủi ro trong ISO 9001

    • 6.2 Các mục tiêu chất lượng và lập kế hoạch để đạt được chúng

    • 6.3 Lập kế hoạch thay đổi

Điều khoản ISO 9001 - DO

  • 7 Hỗ trợ

    • 7.1 Tài nguyên

      • 7.1.1 Yêu cầu chung

      • 7.1.2 Người

      • 7.1.3 Cơ sở hạ tầng

      • 7.1.4 Môi trường cho hoạt động của các quá trình

      • 7.1.5 Theo dõi và đo lường các nguồn lực

      • 7.1.6 Kiến thức về tổ chức

    • 7.2 Năng lực

    • 7.3 Nhận thức

    • 7.4 Giao tiếp

    • 7.5 Thông tin dạng văn bản

      • 7.5.1 Yêu cầu chung

      • 7.5.2 Tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản

      • 7.5.3 Kiểm soát thông tin dạng văn bản

  • 8 Hoạt động

    • 8.1 Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động

    • 8.2 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

    • 8.3 Thiết kế và phát triển các sản phẩm và dịch vụ

    • 8.4 Kiểm soát các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài

    • 8.5 Cung cấp sản phẩm và dịch vụ

    • 8.6 Phát hành sản phẩm và dịch vụ

    • 8.7 Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Điều khoản ISO 9001 - KIỂM TRA

  • 9 Đánh giá hiệu suất

    • 9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

      • 9.1.2 Sự hài lòng của khách hàng

    • 9.2 Kiểm toán nội bộ

    • 9.3 Đánh giá của Ban Giám đốc

Điều khoản ISO 9001 - ACT

  • 10 Cải tiến

    • 10.1 Yêu cầu chung

    • 10.2 Sự không phù hợp trong tiêu chuẩn ISO 9001

    • 10.2 Không tuân thủ là gì?

    • 10.2 Hành động sửa chữa

    • 10.3 Cải tiến liên tục

Có phải tất cả các doanh nghiệp cần đăng ký ISO 9001:2015 không?

ISO 9001:2015 có thể được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp và tổ chức. Nếu bạn sở hữu hoặc điều hành một hoạt động mà bạn muốn liên tục cải tiến, thì bạn nên thực hiện quá trình này và đạt được ISO 9001.

Tại sao Chứng nhận 9001:2015 lại được đánh giá cao?

ISO 9001:2015 là một chứng nhận được nhiều người tìm kiếm. Mặc dù nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng nó ngụ ý rằng một công ty có các yêu cầu danh mục tài liệu ISO 9001 cần thiết để tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế do ISO đặt ra và là tín hiệu chắc chắn về chất lượng.

Đừng cố gắng quản lý tất cả một mình!

Các chuyên gia đánh giá ISO và Huấn luyện viên quản lý chất lượng của chúng tôi đã làm việc trong ngành này trong nhiều năm, chúng tôi đã cung cấp cho hàng nghìn doanh nghiệp nhỏ và tập đoàn lớn những công cụ cần thiết để được chứng nhận.

Thay vì cố gắng tạo mọi thứ bạn cần để làm theo quy trình này từ đầu, hãy sử dụng dịch vụ đào tạo của chúng tôi. Chúng tôi có các thủ tục, mẫu, danh sách kiểm tra, bản đồ quy trình, biểu mẫu và các công cụ phân tích lỗ hổng để giúp danh mục tài liệu ISO 9001 của bạn không bị thiếu một đầu vào hoặc đầu ra nào.

Danh mục

Đăng ký dịch vụ

Họ tên (*)

Số điện thoại (*)

Email (*)

Dịch vụ

Đăng ký để nhận bản tin mới nhất !