Hướng dẫn đầy đủ về hành động khắc phục so với hành động phòng ngừa

Khắc phục, phòng ngừa ISO là 2 khái niệm khi triển khai thường gây nhầm lẫn. Nếu bạn đang triển khai ISO 9001 hay tiêu chuẩn ISO nào khác và cũng đang nhầm lẫn 2 khái niệm này, thì bài viết này là dành cho bạn.

Hành động phòng ngừa có nghĩa là gì?

Trong hệ thống quản lý, định nghĩa hành động phòng ngừa (PA) có thể là: “các hoạt động được tổ chức thực hiện để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn trong quá trình”. Nói cách khác, hành động phòng ngừa được thực hiện để khắc phục nguyên nhân của sự cố quy trình trước khi nó có thể xảy ra. Nếu bạn đang xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong một quá trình, đánh giá điều gì có thể gây ra những vấn đề này và thực hiện hành động để ngăn chặn vấn đề xảy ra trước khi nó xảy ra, thì bạn đang thực hiện hành động phòng ngừa.

Ví dụ về hành động khắc phục là gì?

Đầu tiên, hành động khắc phục là gì? Hành động khắc phục (CA) là các hoạt động được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp của quá trình. Hành động khắc phục là hoạt động phản ứng với một vấn đề của quy trình, kiểm soát vấn đề đó thông qua các hành động cần thiết để ngăn chặn vấn đề đó xảy ra lần nữa. Các phiên bản trước của ISO 9001 đã phân biệt rằng CA sẽ ngăn chặn sự tái diễn của sự cố, nhưng PA sẽ ngăn sự cố xảy ra.

Nói cách khác, các hành động khắc phục thực hiện các bước để khắc phục nguyên nhân của sự cố sau khi sự cố xảy ra, trong khi các hành động phòng ngừa thông báo sự cố trước khi nó xảy ra và thực hiện các bước để khắc phục nguyên nhân của sự cố trước khi nó xảy ra. Dưới đây là một ví dụ đơn giản về hành động khắc phục và hành động phòng ngừa (CA, PA):

►   Hành động khắc phục:

Tôi bị đau do chạm phải góc bàn, nhận thấy nguyên nhân là do bàn có các góc nhọn và thực hiện biện pháp làm cho bàn có các góc tròn để không ai bị thương. Điều này bao gồm các hành động thay đổi thiết kế để các bảng được tạo ra trong tương lai sẽ có các góc tròn.

►   Hành động phòng ngừa:

Tôi nhận thấy rằng các góc của bàn có thể làm đau ai đó (mặc dù chưa ai bị đau), sau đó nhận thấy nguyên nhân là do các góc sắc nhọn và thực hiện hành động để làm tròn các góc và thay đổi thiết kế trong tương lai để có các góc tròn.

Đây là một ví dụ sử dụng một vấn đề sản phẩm, trong đó CA, PA trong hệ thống quản lý thường liên quan đến các vấn đề quy trình, nhưng với ví dụ này, có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa hành động phòng ngừa và hành động khắc phục. Tóm lại, các hành động khắc phục là phản ứng đối với một vấn đề sau khi nó xảy ra, trong khi đó các hành động phòng ngừa là chủ động đối với một vấn đề tiềm ẩn trước khi nó có thể xảy ra.

Sự khác biệt giữa khắc phục và phòng ngừa như sau:

 Hành động khắc phụcHành động phòng ngừa
Sử dụng khiSau khi sự cố xảy ra trong một quá trìnhTrước khi một vấn đề xảy ra, khi một rủi ro được xác định
Vai trò trong ISO 9001, ISO 14001, ISO 22301, ISO 27001, ISO 45001, v.v. (phần lớn tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO)Bao gồm đánh giá nguyên nhân gốc rễ và một kế hoạch để ngăn chặn sự tái diễnĐược thay thế bằng tư duy dựa trên rủi ro và cải tiến, thay vì quy trình chính thức
Vai trò trong ISO 13485, IATF 16949Bao gồm đánh giá nguyên nhân gốc rễ và một kế hoạch để ngăn chặn sự tái diễnBao gồm đánh giá nguyên nhân gốc rễ và một kế hoạch để ngăn ngừa sự xuất hiện
Loại hoạt độngHoạt động phản ứng - Xảy ra sau thực tếHoạt động chủ động - Thực hiện hành động khi một rủi ro được xác định

Tại sao ISO 9001 yêu cầu hành động khắc phục chứ không phải hành động phòng ngừa?

Phiên bản trước của ISO 9001 bao gồm các yêu cầu đối với quy trình khắc phục, phòng ngừa như một phần của quản lý chất lượng. Các bước liên quan đến cả hai về cơ bản là giống nhau, nhưng hành động kích hoạt quá trình là khác nhau; hành động khắc phục phản ứng với một vấn đề đã xảy ra, trong đó hành động phòng ngừa được bắt đầu bằng việc xác định một vấn đề tiềm ẩn. Thường có sự nhầm lẫn về điều này khi triển khai các phiên bản trước của ISO 9001; một số người chỉ sử dụng quy trình hành động phòng ngừa của họ một vài lần, vì đây là một quy trình phức tạp và cần nhiều thời gian để phản ứng thông qua các hành động khắc phục. Vẫn còn những người khác giải thích bất kỳ hành động nào trong quá trình hành động khắc phục để ngăn chặn sự tái diễn là hành động phòng ngừa.

Vì vậy, hiện nay phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) ISO 9001:2015 không còn yêu cầu hành động phòng ngừa nữa. Theo một số cách, điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn được đề cập ở trên, nhưng theo những cách khác, ISO đã chỉ ra rằng quá trình phức tạp trước đây liên quan đến PA là không cần thiết, và có những phần khác của tiêu chuẩn, khi được sử dụng đúng cách, có thể mang lại hiệu quả hành động phòng ngừa. Giờ đây, hành động phòng ngừa được thay thế bằng các phần khác của tiêu chuẩn, bao gồm:

►   Tư duy dựa trên rủi ro

Yêu cầu mới này yêu cầu bạn xác định các lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến QMS mà bạn không chắc chắn về kết quả. Cách suy nghĩ này đòi hỏi phải xác định được sự không chắc chắn hoặc rủi ro này và xác định xem bạn có cần phải hành động để ngăn chặn các kết quả xấu hoặc tận dụng các kết quả tích cực hay không; đây là những rủi ro và cơ hội (về cơ bản là rủi ro tích cực).

►   Cải tiến 

Bất kỳ hoạt động cải tiến nào mà bạn thực hiện để làm cho các quy trình QMS của bạn tốt hơn đều là các hành động phòng ngừa. Trọng tâm của các yêu cầu mới là đối với mỗi công ty để tìm ra những cách tốt phù hợp với họ để cải tiến các quy trình, thay vì áp dụng hệ thống hành động phòng ngừa phức tạp từ các phiên bản trước của tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu bạn có một cái gì đó đơn giản như một chương trình gợi ý xác định cách làm cho các quy trình tốt hơn và thực hiện những thay đổi đó, thì đây có thể là một hành động để ngăn chặn sự cố.

Cần lưu ý rằng một số tiêu chuẩn khác dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001, bao gồm ISO 13485 và IATF 16949, vẫn yêu cầu các hành động phòng ngừa. Trong cả hai tiêu chuẩn này, quá trình hành động phòng ngừa vẫn được dự định là quá trình có hệ thống để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn đã được xác định, chứ không phải là các hoạt động cải tiến được đề cập ở trên.

Qua nội dung chia sẻ về khắc phục phòng ngừa ISO trên đây hy vọng hữu ích với bạn. Nếu bạn thấy nội dung này hay hãy thích và chia sẻ trên mạng xã hội để bạn bè có thể cùng tìm hiểu.

ISOPRO là tổ chức tư vấn và đào tạo ISO uy tín, nếu doanh nghiệp bạn đang áp dụng ISO mà gặp nhiều khó khăn, hãy để đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm của chúng tôi giúp đỡ doanh nghiệp bạn bằng cách đăng ký dịch vụ tư vấn ISO của chúng tôi và đặt lịch với chuyên gia.

Hotline: 0981059299

Email: contacts@isopro.edu.vn

Đăng ký dịch vụ

Họ tên (*)

Số điện thoại (*)

Email (*)

Dịch vụ

Đăng ký để nhận bản tin mới nhất !